|
|
Business Process Management. |
|
|
Sukces rynkowy w coraz większym stopniu zależy od sprawności organizacyjnej, która pozwala wyróżnić się na tle konkurencji dysponującej podobną ofertą produktów i usług
|
|
Proces biznesowy jest łańcuchem zdarzeń, działań i decyzji, które są realizowane w sposób powtarzalny i uporządkowany w przedsiębiorstwie. Procesy powinny być ciągle udoskonalane, aby odpowiadać na rosnące oczekiwania klientów zewnętrznych i wewnętrznych. |
|
|
Co to jest BPM?
Zarządzanie Procesami Biznesowymi (Business Process Management) jest dziedziną wiedzy dotyczącą nadzoru nad całością pracy wykonywanej w organizacji w celu zagwarantowania regularnych i konsekwentnych wyników oraz wprowadzania usprawnień (zaczerpnięte z: Marlon Dumas, Marcello La Rosa, Jan Mendling, Hajo A. Reijers "Business Process Management").
Jaka jest różnica pomiędzy procesem a projektem?
Jak opisaliśmy powyżej, proces jest wykonywany wielokrotnie w standardowych sytuacjach biznesowych, aby zapewnić powtarzalną oczekiwaną jakość działań. Projekt jest natomiast przedsięwzięciem unikalnym, którego celem jest wytworzenie nowego produktu, usługi lub rozwiązania organizacyjnego.
W szczególności zatem, w odniesieniu do procesów, możemy sobie wyobrazić projekt, którego rezultatem jest ułożenie nowego lub istotna modyfikacja istniejącego procesu. Procesy odnoszą się do zarządzania operacyjnego, natomiast projekty do działań rozwojowych. Jakie procesy są najczęściej definiowane i ulepszane?
O wyborze procesów do modelowania decydują względy ekonomiczne (możliwości redukcji kosztów, zwiększenia przychodów, poprawy jakości i terminowości) oraz rozległość procesu (ile osób, w tym z różnych działów, jest zaangażowanych w realizację sekwencji działań).
Najczęściej firmy poszukują usprawnień w obszarach:
Osobnym i ważnym obszarem są procesy w firmach produkcyjnych związane z optymalnym planowaniem produkcji Dlaczego zarządzanie procesami jest ważne?
Obecnie zbudowanie przewagi konkurencyjnej w oparciu o innowacyjne produkty jest bardzo trudne i zwykle jest domeną dużych korporacji lub wyjątkowo kreatywnych start-up'ów. To właśnie jakość procesów coraz częściej decyduje o sukcesie. Klienci oraz pracownicy oczekują terminowości realizacji zobowiązań, jakości obsługi, dostępności oraz, coraz częściej, po prostu przewidywalności.
Ze strony firmy optymalizacja procesów umożliwia obniżenie kosztów i łatwą zastępowalność pracowników realizujących procesy. W jaki sposób są opisywane procesy?
Efektywny i obowiązujący proces (taki, który generuje wartość dodaną) powinien być opisany w zrozumiały sposób dla jego uczestników (tzw. aktorów i klientów). Zazwyczaj podstawowym dokumentem są graficzne diagramy sekwencji działań i decyzji, które stanowią doskonałą ilustracją przebiegu procesu.
Uznanym standardem w tej dziedzinie jest BPMN (Business Process Management Notation). Dodatkowo powstają macierze odpowiedzialności (typu RACI) oraz opisy stanowiskowe. Do kogo jest adresowana oferta BPD usprawniania procesów biznesowych?
Z racji naszego doświadczenia kierujemy naszą gotowość do efektywnej współpracy do firm usługowych średniej wielkości.
|
Korzyści z BPM:
|
Efektywne Zarządzanie Procesami Biznesowymi przekłada się bezpośrednio na zwiększenie zysków firmy oraz ograniczenie kosztów. Ponadto przynosi konkretne efekty zarówno dla pracowników jak i klientów. |
Kolejne działania w optymalizacji procesów :
|
Analiza potrzeb
Zazwyczaj firmy dostrzegają problemy w działaniach operacyjnych. Równie często wyzwanie polega znalezieniu rozwiązań umożliwiających osiąganie bardziej ambitnych celów biznesowych. Rolą konsultanta BPM jest przeprowadzenie analizy w kontekście obowiązujących procesów (lub stwierdzenie ich braku).
Inwentaryzacja procesów
W wielu przypadkach wykonujemy mapowanie architektury wszystkich procesów, zarówno tych strategicznych jak i ich składowych operacyjnych. Uchwycenie współzależności procesów może być uzasadnione. Nie jest to jednak konieczne, jeżeli hipoteza wynikająca z wstępnej analizy zostanie uznana przez decydentów za trafną lub najbardziej prawdopodobną.
Zdefiniowanie wskaźników efektywności dla kluczowych procesów
Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI – Key Performance Indicators) są jednoznaczną miarą, którą stosujemy przy modelowaniu i ulepszaniu procesów. Poprawa wartości wskaźnika przypisanego do danego procesu oznacza, że działania usprawniające są skuteczne. Nie można podejmować działań usprawniających bez zdefiniowania KPI. Immanentną cechą procesu jest wytwarzanie wartości dodanej na każdym jego etapie.
Wybór procesów, które wymagają zdefiniowania lub modyfikacji
O wyborze procesów do modelowania decydują względy ekonomiczne (możliwości redukcji kosztów, zwiększenia przychodów, poprawy jakości i terminowości - wyrażone w KPI) oraz rozległość procesu (ile osób, w tym z różnych działów, jest zaangażowanych w realizację sekwencji działań). Posługujemy się na tym etapie wypróbowanymi metodami podejmowania decyzji, np. metodą ścieżki najmniejszego oporu, czyli analizą tego, jakie usprawnienia procesów dadzą najlepsze rezultaty przy najmniejszym wysiłku podczas modelowania i wdrażania procesu. Przy bardziej złożonej architekturze procesów stosujemy macierz decyzyjną, która uwzględnia więcej kryteriów wyboru.
Modelowanie procesów
Rezultatem tego etapu jest opis procesów, zawierający logiczny diagram sekwencji zdarzeń i działań opisany w języku BPMN (Business Process Management Notation), macierze odpowiedzialności oraz opisy stanowiskowe. Ten etap wymaga przeprowadzenia facylitowanych warsztatów z udziałem właścicieli procesów oraz głównych aktorów (uczestników - wykonawców działań). Dodatkowym elementem mogą być rekomendacje dotyczące zmian w stosowanych systemach informatycznych, które zarządzają danymi i przepływem pracy.
Wdrożenie i monitorowanie
W tym etapie mamy do czynienia z zarządzaniem zmianą i transformacją zachowań ludzi adekwatnie do nowego procesu. W okresie przejściowym potrzebne jest szczególne zaangażowanie managerów oraz wsparcie ze strony właścicieli procesów i konsultantów. Monitorowanie pozwala stwierdzić, czy wprowadzone zmiany wpłynęły pozytywnie na wartości KPI.
|
|
|
|
|