HR Interim management

HR Interim management

HR (Human Resources) czyli zarządzanie zasobami ludzkimi jest obszarem w firmie, który zajmuje się wszystkimi sprawami związanymi z zatrudnieniem, obsługą i zarządzaniem ludźmi pracującymi w firmie.

HR składa się dwóch podstawowych funkcji:

Funkcja administracyjna obejmuje wszystkie czynności i procesy administracyjne związane z okresem zatrudnienia pracownika w firmie; od przygotowania dokumentów do zatrudnienia, poprzez rejestrację obecności, urlopów, szkoleń BHP, prowadzenia teczek pracowniczych aż po rozwiązanie stosunku pracy. Celem funkcji administracyjnej jest zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi i sprawna obsługa spraw pracowniczych. Czasami do administracyjnej funkcji HR należy również naliczanie płac. Osoba zajmująca się funkcją administracyjną HR to najczęściej Specjalista ds. Kadr (i Płac).
Funkcja zarządcza dotyczy jak najlepszego zarządzania istniejącą kadrą firmy, planowania rozwoju kadry i przygotowania zasobów ludzkich do wyzwań stojących przed firmą. Polega na wspieraniu managerów firmy w zarządzaniu ludźmi i dostarczaniu im narzędzi do jak najefektywniejszego wykorzystania potencjału kadrowego. Osoba pełniąca takie obowiązki to HR Manager.

Zakres działań HR Managera może obejmować:

regulaminy, procedury dyscyplinarne,

przepisy wewnętrzne, opisy procedur,

tworzenie matryc zależności służbowych,

opisy stanowisk,

wartościowanie stanowisk,

siatka płac,

zakres i dystrybucja świadczeń dodatkowych,

finansowe narzędzia motywacyjne,

planowanie potrzeb kadrowych, 

opis potrzeb (profile stanowisk i kandydatów),

przygotowanie i prowadzenie procesu rekrutacji,

wsparcie managera przy dokonywaniu selekcji,

planowanie potrzeb rozwojowych pracowników jako odpowiedź na potrzeby biznesu,

ocena potencjału pracowników,

planowanie i wdrożenie najodpowiedniejszych działań szkoleniowych,

poprzez codzienne wspieranie ich w rozwiązywaniu problemów z pracownikami, dostarczanie im niezbędnych środków oraz prowadzenie coachingu managerskiego,

ocena pracowników jako system zarządzania,

połączenie wyników pracy z pakietem wynagrodzeń i możliwościami rozwoju kariery zawodowej,

definiowanie pożądanych zachowań i procesów,

 formułowanie zasad wzajemnej współpracy,

budowanie kanałów komunikacji wewnętrznej,

Tworzenie budżetu kosztów pracowniczych,

Monitorowanie i kontrola wydatków,

Zdefiniowania wskaźników efektywności kosztowej według różnych przekrojów,

Funkcja administracyjna HR musi być obecna w każdej firmie w formie własnego serwisu lub outsourcingu.
Z funkcją zarządczą HR sytuacja jest bardziej skomplikowana. Potrzeba wyodrębnienia tego obszaru jako osobnej specjalizacji zależy od ilości pracowników zatrudnionych w firmie i od stopnia rozwoju organizacji. W bardzo małych firmach kierownictwo firmy zajmuje się wszystkimi aspektami zarządzania i zaspokaja potrzeby z tym związane. Kiedy firma przekroczy poziom 50-60 pracowników pojawia się zapotrzebowanie na wprowadzenie niektórych rozwiązań systemowych ( procedury, regulaminy, rekrutacja, ocena pracowników itp.). Kiedy firma przekroczy pułap 100 pracowników, wtedy wyodrębnienie zarządczej funkcji HR staje się koniecznością. Jej brak może w znacznym stopniu ograniczać możliwości rozwoju biznesu.
Z reguły w firmach zatrudniających ponad 100 pracowników pojawia się stanowisko HR Managera choć nie zawsze ma należną rangę w zespole managerskim. Czasami wynika to z niezrozumienia roli HR (zdarza się, że dyrektorzy nawet dużych firm postrzegają HR głównie w roli administracyjnej) a czasami firmy nie stać na zatrudnienie wysokiej klasy managera na pełny etat.
W rozwiniętych organizacjach HR pełni bardzo ważną rolę; razem z dyrektorem firmy definiuje i wprowadza standardy zarządzania dla całej firmy, wspiera managerów liniowych w zarządzaniu zespołami, odpowiada za plany rozwojowe dotyczące kadry.

Jak skorzystać z HR interim managementu?

HR interim management oferuje usługi doświadczonego HR Managera z zakresu funkcji zarządczej HR w formie i zakresie zależnym od wielkości firmy.
Przedmiot usługi musi być indywidualnie ustalony z kierownictwem firmy i musi odpowiadać najpilniejszym potrzebom.
Formy współpracy
Elastyczność interim managementu bardzo dobrze widoczna jest przy omawianiu możliwych form współpracy. HR Manager może współpracować z firmą jako: manager czasowy lub manager dochodzący.

Manager czasowy w pełnym wymiarze godzin zakontraktowany na określony czas; jednego lub kilku miesięcy, a nawet dłużej.
Forma managera czasowego może być zastosowana w następujących przypadkach:

Manager dochodzący, tzn. współpracujący z firmą w pewnym okresie czasu w sposób stały (od miesiąca nawet do kilku lat ) ale w niepełnym wymiarze godzin.
Na przykład: firma ustala z interim HR Managerem pracę:
- 1 lub 2 dni w każdym tygodniu; albo
- 8-12 dni w każdym miesiącu; albo
- 40 godzin w miesiącu, itp.
Każdy w tych limitów może być rozszerzany w okresie wzmożonych prac projektowych. Manager może być dostępny w nagłych sytuacjach etc. Wachlarz indywidualnych ustaleń jest bardzo szeroki.
Forma managera dochodzącego może być zastosowana w następujących przypadkach:

Oczywiście forma współpracy dobierana jest do zadania. Formy współpracy mogą zmieniać się w czasie. Rodzaje umowy z interim managerem są różnorodne. Może to umowa o pracę na czas określony, kontrakt managerski, umowy cywilno-prawne. Dużą rolę przy wyborze rodzaju umowy odgrywa sposób, w jaki manager będzie funkcjonować w firmie, jego umocowania i płynące stąd uwarunkowania formalno-prawne.

Korzyści z HR interim managementu są takie same jak zalety interim managementu w ogóle. Dodatkową zyskiem może być rozbudzenie w kadrze managerskiej świadomości korzyści, jakie wnosi zarządzanie HR na wysokim poziomie i zrozumienie roli tej funkcji w organizacji.