Negocjacje „w trójkącie”

Problem

Nasz Klient jest dynamicznie rozwijającym się domem mediowym. Dom mediowy negocjuje jednocześnie z Klientami (uzgodnienie mediaplanów) oraz z mediami (rodzaj, terminy i wolumen publikowanych reklam). Największa wartość dodana, jaką uzyskują Klienci od domów mediowych, wynika z ich profesjonalnej znajomości rynku reklamy oraz sprawności operacyjnej, pozwalającej elastycznie i dynamicznie modyfikować mediaplany stosownie do zmieniającej się sytuacji.

Nasz Zleceniodawca zatrudnia wieloosobowy dział mediów, odpowiedzialny za bieżące kontakty z klientami i mediami. Największym wyzwaniem dla jego pracowników jest takie działanie, aby zapewnić satysfakcję klientów przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłości współpracy z mediami i odpowiedniej rentowności działań dla domu mediowego.

Kierownictwo domu mediowego zwróciło się do nas o zaproponowanie i pomoc we wdrożeniu umiejętności i metod pracy, które pozwolą na:

1. zmniejszenie kosztów realizacji kampanii dla Klientów,
2. uzyskanie lepszej lokalizacji/czasu emisji reklamy Klienta,
3. skrócenie czasu trwania negocjacji,
4. minimalizacja kosztów związanych z występującymi zmianami w specyfikacji media-planów (w szczególnym przypadku przy całkowitym anulowaniu zamówionej kampanii).

Sposób podejścia

W pierwszej kolejności spotkaliśmy się z kierownictwem oraz całym zespołem, aby poznać oczekiwania i środowisko pracy. Następnie przez kilka godzin obserwowaliśmy pracę działu operacyjnego, przysłuchując się rozmowom telefonicznym z klientami i przedstawicielami mediów. Zapoznaliśmy się również z organizacją pracy i sposobem formułowania mediaplanów dla Klientów. Pozwoliło to na przygotowanie sesji warsztatowych składających się z 2 części:

• prezentacyjno-szkoleniowej, w której przedstawiliśmy proponowane zasady komunikacji, organizacji pracy i negocjacji z kontrahentami;
• warsztatów polegających na symulacjach negocjacji z klientami i mediami osadzonymi w realiach domu mediowego.

Po kilku tygodniach po zakończeniu warsztatów ponownie dokonaliśmy obserwacji w miejscu pracy, aby udzielić informacji zwrotnych i wspomóc we wdrożeniu tych metod i umiejętności, które sprawiają największy kłopot.

Rezultaty

• Zbudowanie lepszych relacji z partnerami biznesowymi
• Zwiększenie skuteczności prowadzonych negocjacji
• Zmniejszenie stresu i poprawienie komfortu pracy

Wnioski

Projekt poprawił skuteczność komunikacji i negocjacji, co znacznie zwiększyło szanse na uzyskiwanie efektu „wygrany-wygrany-wygrany” w gronie partnerów biznesowych „klient-dom mediowy-media”. Jednocześnie zdobyte w tym projekcie doświadczenie może być użyteczne dla innych firm dystrybucyjnych i brokerskich – pośredniczących w sprzedaży usług.