Nauka przez doświadczenie

Gra edukacyjna „Wieża Eiffla - zarządzanie projektami” – nauka przez doświadczenie

Dlaczego gra?

Zarządzaniem projektami zajmujemy się od dawna. Zauważyliśmy u wielu naszych klientów, dla których prowadzimy specjalistyczne szkolenia, jak trudnymi (a dla słuchających nas kierowników projektów także „nudnymi”) tematami wydają się być:

• podział projektu na zadania (tworzenie struktury zadań WBS),
• budowanie wykresu sieciowego,
• znajdowanie ścieżki krytycznej,
• przydział zasobów do zadań,
• tworzenie wykresów Gantta.

Mimo zainteresowania tymi zagadnieniami, nie osiągaliśmy zamierzonego efektu: kierownicy nie wprowadzali w życie powyższych narzędzi planowania i monitorowania projektów.

A jednak udało nam się wypracować metodę, by zajęcia były interesujące dla ich uczestników i motywowały do zmiany metod pracy. W trakcie jednego warsztatu można poznać (lub doskonalić) wymienione wyżej umiejętności i jednocześnie zbudować prawdziwą replikę wieży Eiffla (z 665 elementów).

To nie jest wirtualna rzeczywistość. Przeprowadzenie warsztatu w postaci gry edukacyjnej wprowadza element rywalizacji pomiędzy zespołami, co nadaje zajęciom innego wymiaru i zbliża je do rzeczywistego przebiegu realizacji projektu. Co najważniejsze, w fazie wykonawczej, gdy wieża jest montowana, działania zespołu są w pełni zarządzane, a ich efekty raportowane do sponsora projektu.

Sposób podejścia: Jak wygląda przebieg warsztatu?

Zwykle uczestniczy w nim 10-15 osób, które tworzą 4-5 osobowe zespoły.

Wprowadzenie do warsztatu obejmuje podział grupy na zespoły, przedstawienie regulaminu gry, postawienie celów dla realizacji projektu.

Pierwsze zadania dla zespołu obejmują:

• stworzenie wizji projektu.
• budowanie struktury zespołu - podział ról (tu czasem wspomaga się testem Belbina).

Potem zaczyna się przygotowanie projektu:

• budowanie struktury zadań (WBS),
• stworzenie wykresu sieciowego (dla ponad 30 czynności),
• przydział osób do zadań,
• budowanie wykresu Gantt'a (dla projektu i „zasobów”),
• budowanie budżetu projektu (opcjonalnie).

Pierwsze dokumenty redagowane są w programach MS Word, czy MS Excel, kolejne w MS Project, którego pojawienie się w zespole stale się naturalne.
Na tym etapie zespoły otrzymują minuty bonusowe (za wzorową realizację zadań) lub dodatkowe, które powiększą finalny czas budowania wieży.

Gotowy harmonogram projektu dla 2 podzespołów projektowych pozwala na przejście do fazy realizacji projektu – budowania repliki wieży Eiffla.
W trakcie tej fazy mamy do czynienia z:

• monitorowaniem harmonogramu projektu,
• raportowaniem (co 15 minut kierownik zespołu musi raportować postępy, termin zakończenia projektu itd.),
• testowaniem wykonanej pracy,
• zarządzaniem jakością,
• zarządzaniem zmianą,
• monitorowaniem budżetu projektu (opcjonalnie),

Ważny jest czas realizacji, jakość dostarczanych raportów.

Zbudowanie repliki wieży nie kończy warsztatu. Przed zespołem jeszcze 2 kolejne fazy:

• stabilizacji – testowanie finalne –sprawdzenie, czy rezultat spełnia wymagania.
• zakończenie projektu, w tym sporządzenie raportu końcowego i protokółu odbioru ...

Ich ukończenie pozwala na zsumowanie wszystkich minut, podsumowanie wyników gry i wskazanie zwycięskiego zespołu. Po wręczeniu nagrody jest czas na podsumowanie merytoryczne działań zespołów przez trenera i wskazanie co było robione dobrze, a co wymaga dalszego doskonalenia?

Rezultaty: Czy warto wziąć udział w takim warsztacie? Jakie korzyści można osiągnąć?

Po pierwsze poznanie/doskonalenie umiejętności związanych z zarządzaniem projektami takich jak:

• inicjowanie projektu,
• budowanie struktury zespołu,
• planowanie,
• budżetowanie (opcjonalnie),
• budowanie harmonogramu,
• optymalizacja ścieżki krytycznej projektu,
• monitorowanie realizacji projektu,
• zarządzanie jakością budowanego rozwiązania,
• zarządzanie zmianą.

Po drugie doskonalenie się w pracy zespołowej.

Po trzecie nabycie nawyku cyklicznego raportowania postępów swoich prac.

Wnioski

W wyniku uczestnictwa w grze kierownicy projektów przekonują się jak mogą w istotnym stopniu zwiększyć efektywność pracy zespołu stosując sformalizowane narzędzia planowania i monitorowania projektów.